Pelaporan Pada Pekerjaan Konstruksi - Jenis Laporan Proyek 2021 Pengguna/Penyedia Jasa

Maret 06, 2021 Posting Komentar

Daftar Isi Konten [Tampil]

Pelaporan Pada Pekerjaan Konstruksi

1. BENTUK LAPORAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

Dalam pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan konstruksi, seluruh aktivitas dilaporkan sesuai dengan kemajuan pekerjaan.
Untuk kondisi tertentu, tata cara pelaporan ini dapat disesuaikan dengan pertimbangan peningkatan kinerja proyek secara keseluruhan dengan tetap memastikan tercapainya pengendalian pekerjaan konstruksi.
Penyesuaian tata cara pelaporan harus dibahas pada Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (PCM) dan disampaikan secara tertulis kepada PPK.
Jenis laporan pada pekerjaan konstruksi:

jenis Laporan Pek. Konstruksi

a. Laporan Pelaksanaan Pekerjaan (Laporan yang disusun oleh Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi kepada PPK), terdiri dari:

Laporan Harian;
Laporan Mingguan; dan
Laporan Bulanan.

b. Laporan Pengawasan (Laporan yang disusun oleh Direksi Teknis/Konsultan Pengawas kepada PPK), terdiri dari laporan bulanan, dengan ketentuan sebagai berikut:

1) Dalam hal tugas pengawasan pekerjaan dilakukan oleh Direksi Teknis, maka laporan bulanan berupa laporan pelaksanaan pekerjaan konstruksi;
2) Dalam hal tugas pengawasan pekerjaan dilakukan oleh Konsultan Pengawas, maka laporan bulanan berupa:

Laporan pelaksanaan pekerjaan konstruksi; dan
Laporan pelaksanaan tugas pengawasan.
Laporan Pengendalian (Laporan yang disusun oleh Kepala Satuan Kerja/PPK kepada atasan langsung).

2. LAPORAN PELAKSANAAN

1. Laporan pelaksanaan disampaikan oleh Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi kepada PPK setelah mendapat verifikasi dari Direksi Teknis/Konsultan Pengawas.

2. Laporan pelaksanaan berisi informasi kemajuan pekerjaan sebagaimana yang ditetapkan di dalam rencana pelaksanaan pekerjaan beserta uraian kendala dan masalah yang dihadapi Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi selama pelaksanaan pekerjaan.

3. Laporan pelaksanaan terdiri dari 3 (tiga) laporan, yaitu:
a. Laporan Harian;
b. Laporan Mingguan; dan
c. Laporan Bulanan.

2.1. Laporan Harian

1. Laporan harian disusun berdasarkan buku harian yang berisi catatan mengenai rencana dan realisasi pekerjaan harian.

2. Buku harian disusun untuk kepentingan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan.

3. Buku harian paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut :

Kuantitas dan jenis bahan yang ada di lapangan;
Penempatan tenaga kerja untuk setiap macam tugas dan keterampilan yang diperlukan;
Jumlah, jenis dan kondisi peralatan yang tersedia;
Jumlah volume cadangan bahan bakar yang tersedia untuk peralatan;
Taksiran kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan;
Jenis dan uraian pekerjaan yang dilaksanakan;
Kondisi cuaca antara lain hujan, banjir dan peristiwa-peristiwa alam lainnya yang berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan;
Catatan-catatan yang berkaitan dengan: pelaksanaan, perubahan design, gambar kerja (shop drawing), spesifikasi teknis, keterlambatan pekerjaan dan penyebabnya dan lain sebagainya.

4. Laporan harian disusun dan disampaikan setiap hari kepada Kasatker/PPK setelah mendapat verifikasi dari Direksi Teknis/Konsultan Pengawas.

5. Laporan harian paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

Capaian pekerjaan untuk setiap jenis pekerjaan dan/atau sub pekerjaan, pemenuhan kualitas dan kuantitas bahan yang digunakan; daftar peralatan yang meliputi jenis, jumlah dan kondisi peralatan; serta penempatan tenaga kerja untuk setiap pekerjaan dan/atau sub pekerjaan;
Kondisi cuaca, seperti hujan, banjir dan peristiwa alam lainnya yang berpengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan;
Hambatan dan kendala yang dihadapi berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan di lapangan serta kondisi khusus lainnya yang berdampak atau berpotensi berdampak pada pelaksanaan pekerjaan;
Informasi Keselamatan Konstruksi, seperti kejadian kecelakaan kerja, catatan tentang kejadian nyaris terjadi kecelakaan kerja (nearmiss record), dan lain-lain sebagaimana yang disyaratkandi dalam peraturan;
Informasi terkait Keselamatan Konstruksi harus diperiksa oleh Direksi Teknis/Konsultan Pengawas. Laporan harian Keselamatan Konstruksi dapat dapat dijadikan satu dalam format Laporan harian atau dapat juga menggunakan format terpisah;
Rencana pelaksanaan pekerjaan di hari berikutnya; dan
Catatan-catatan yang berkaitan dengan: pelaksanaan, perubahan desain, gambar kerja (shop drawing), spesifikasi teknis, kelambatan pekerjaan dan penyebabnya dan lain sebagainya.

6. Dalam laporan harian harus dapat diperoleh informasi terkait sebabsebab terjadinya keterlambatan pelaksanaan pekerjaan, apakah disebabkan karena kerusakan peralatan, Penyedia Jasa Pekerjaan
Konstruksi personil/bahan/peralatan terlambat, atau disebabkan keadaan cuaca buruk.

7. Dokumen asli laporan harian dipelihara oleh PPK;

8. Laporan Harian tersebut dibuat dalam rangkap 4 (empat), disusun oleh Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi, diperiksa oleh Direksi Teknis/Konsultan Pengawas dan disetujui oleh Direksi Lapangan/Konsultan MK dengan distribusi sebagai berikut:

a. Asli untuk Kasatker/PPK;
b. Lembar ke dua untuk Direksi Lapangan/Konsultan MK;
c. Lembar ke tiga untuk Direksi Teknis/Konsultan Pengawas; dan
d. Lembar ke empat untuk Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi.

2.2. Laporan Mingguan

1. Laporan mingguan disusun dan disampaikan di setiap minggu pada hari Senin di minggu berikutnya kepada Kasatker/PPK setelah mendapat verifikasi Direksi Teknis/Konsultan Pengawas.

2. Laporan mingguan paling sedikit memuat capaian pelaksanaan pekerjaan selama 1 (satu) minggu dan rencana capaian minggu berikutnya yang disampaikan setiap minggu.

3. Dalam hal Kasatker/PPK melakukan rapat mingguan, laporan mingguan yang telah diverifikasi kepada Direksi Teknis/Konsultan Pengawas harus disampaikan sebelum pelaksanaan rapat mingguan
dan akan dibahas pada saat rapat mingguan.

4. Laporan mingguan paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

Rangkuman capaian pekerjaan berupa hasil pembandingan capaian dengan minggu sebelumnya dan capaian pada minggu berjalan dengan rencana kegiatan dan sasaran capaian pada minggu berikutnya;
Hambatan dan kendala yang dihadapi pada kurun waktu 1 (satu) minggu beserta tindakan penanggulangan yang telah dilakukan dan potensi kendala pada minggu berikutnya;
Dukungan yang diperlukan dari Kasatker/PPK, Direksi Teknis/Konsultan Pengawas, dan pihak-pihak lain yang terkait;
Ringkasan permohonan persetujuan atas usulan dan dokumen yang diajukan beserta statusnya;
Ringkasan kegiatan pemeriksaan dan pengujian yang dilakukan;
Ringkasan aktivitas dan hasil pengendalian Keselamatan Konstruksi, termasuk kejadian kecelakaan kerja, catatan tentang kejadian nyaris terjadi kecelakaan kerja (nearmiss record), dan lain-lain.

5. Dokumen asli persetujuan laporan mingguan dipelihara oleh PPK.
6. Laporan mingguan dibuat paling sedikit dalam 3 (tiga) rangkap untuk didistribusikan kepada:

a. Asli untuk Kasatker/PPK;
b. Lembar ke dua untuk Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi; dan
c. Lembar ke tiga untuk Direksi Teknis/Konsultan Pengawas.

2.3. Laporan Bulanan

1. Laporan bulanan disusun dan disampaikan di setiap bulan, pada tanggal 10 (sepuluh) bulan berikutnya kepada Kasatker/PPK setelah mendapat verifikasi Direksi Teknis/Konsultan Pengawas;
2. Periode pelaporan adalah tanggal 26 sampai dengan tanggal 25 bulan berikutnya;
3. Laporan Bulanan paling sedikit memuat hal – hal sebagai berikut:

Capaian pekerjaan fisik, ringkasan status capaian pekerjaan fisik dengan membandingkan capaian di bulan sebelumnya, capaian pada bulan berjalan serta target capaian di bulan berikutnya;
Foto dokumentasi;
Ringkasan status kondisi keuangan Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi, status pembayaran dari Pengguna Jasa;
Perubahan kontrak dan perubahan pekerjaan;
Masalah dan kendala yang dihadapi, termasuk statusnya, tindakan penanggulangan yang telah dilakukan dan rencana tindakan selanjutnya;
Hambatan dan kendala yang berpotensi terjadi di bulan berikutnya, beserta rencana pencegahan atau penanggulangan yang akan dilakukan;
Status persetujuan atas usulan dan permohonan dokumen; dan
Ringkasan aktivitas dan hasil pengendalian Keselamatan Konstruksi, termasuk kejadian kecelakaan kerja, catatan tentang kejadian nyaris terjadi kecelakaan kerja (nearmiss record), dan lain-lain.

4. Laporan bulanan dibuat paling sedikit dalam 6 (enam) rangkap untuk didistribusikan kepada:

a. 4 (empat) dokumen untuk Kasatker/PPK;
b. 1 (satu) dokumen untuk Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi; dan
c. 1 (satu) dokumen untuk Direksi Teknis/Konsultan Pengawas.

3. LAPORAN PENGAWASAN PEKERJAAN

Laporan pengawasan pekerjaan merupakan laporan Direksi Teknis/Konsultan Pengawas kepada Kasatker/PPK. Laporan pengawasan terdiri dari laporan pengawasan terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan laporan pelaksanaan pengawasan, jika pengawasan pekerjaan dilakukan oleh Konsultan Pengawas.

3.1. Laporan Pengawasan terhadap Hasil Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi

Laporan pengawasan terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan konstruksi meliputi laporan mingguan, laporan bulanan, laporan khusus dan laporan akhir.

1. Laporan mingguan

paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut :

Capaian pekerjaan fisik, ringkasan status capaian pekerjaan fisik dengan membandingkan capaian di bulan sebelumnya, capaian pada bulan berjalan serta target capaian di bulan berikutnya;
Foto dokumentasi;
Ringkasan status kondisi keuangan Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi, status pembayaran dari Pengguna;
Perubahan kontrak dan perubahan pekerjaan;
Masalah dan kendala yang dihadapi; termasuk statusnya, tindakan penanggulangan yang telah dilakukan dan rencana tindakan selanjutnya;
Hambatan dan kendala yang berpotensi terjadi di bulan berikutnya, beserta rencana pencegahan atau penanggulangan yang akan dilakukan;
Status persetujuan atas usulan dan permohonan dokumen;
Daftar dan status persetujuan dokumen yang yang harus ditindak lanjuti oleh Direksi Lapangan/Konsultan MK;
Ringkasan hasil pelaksanaan kegiatan pekerjaan (daftar pelaksanaan kegiatan pemeriksaan beserta hasil dan status persetujuannya);
Ringkasan aktivitas dan hasil pengendalian Keselamatan Konstruksi, termasuk kejadian kecelakaan kerja, catatan tentang kejadian nyaris terjadi kecelakaan kerja (nearmiss record), dan lain-lain;
Kendala yang dihadapi Direksi Teknis/Konsultan Pengawas, tindakan yang telah dan akan dilakukan serta dukungan yang dibutuhkan dari Direksi Lapangan/Konsultan MK untuk tujuan
kelancaran proyek.

2. Laporan bulanan

Laporan bulanan merupakan kompilasi dan updating dari laporan mingguan.

3. Laporan Khusus (apabila diperlukan) Laporan khusus berisi tentang kejadian, kegiatan, keadaan khusus yang perlu dilaporkan atau atas permintaan Kasatker/PPK.

4. Laporan Akhir

Laporan akhir merupakan hasil keseluruhan dari laporan bulanan sejak awal hingga akhir pekerjaan konstruksi yang telah dirangkum dan memuat evaluasi pelaksanaan pekerjaan;
Hasil evaluasi dapat digunakan oleh Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi dan PPK sebagai bahan evaluasi untuk pekerjaan konstruksi selanjutnya yang mempunyai kareteristik tipikal, sehingga dapat melakukan perbaikan dan inovasi pada pekerjaan konstruksi selanjutnya.

3.2. Laporan Pelaksanaan Pengawasan

1. Laporan pelaksanaan pengawasan disusun dalam hal pengawasan pekerjaan dilakukan oleh Konsultan Pengawas dan diserahkan setiap bulan.

2. Laporan pelaksanaan pengawasan meliputi laporan pendahuluan, laporan berkala, laporan bulanan, laporan khusus (apabila diperlukan), dan laporan akhir.

a. Laporan Pendahuluan

1) Laporan pendahuluan paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

Pemahaman terhadap ligkup layanan konsultansi selama masa kontrak;
Rencana kerja dan pengoragnisasian pekerjaan;
Jadwal pelaskanaan dan penugasan tenaga ahli; dan
Ringkasan kemajuan pelaksanaan pengawasan (jika sudah ada).

2) Laporan pendahuluan harus diserahkan selambat-lambatnya 30 hari hari sejak tanggal SPMK.

b. Laporan Berkala (triwulan/antara)

1) Laporan berkala (triwulan/antara) paling sedikit memuat halhal sebagai berikut:

Hasil sementara pelaksanaan kegiatan di dalam proyek;
Kemajuan pelaksanaan pengawasan;
Rencana kerja untuk sisa masa pengawasan termasuk pemutakhiran sebagai konsekuensi jika hasil kemajuan pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan rencana;
Jadwal pelaksanaan dan penggunaan tenaga ahli; dan
Evaluasi sementara dan saran kepada PPK.

2) Penyerahan laporan berkala (triwulan/antara sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.

c. Laporan Bulanan

Laporan bulanan paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

Ringkasan pelaksanaan kegiatan pengawasan pekerjaan (daftar pelaksanaan kegiatan pemeriksaan beserta hasil dan status persetujuannya);
Laporan sumber daya manusia tim Konsultan Pengawas (personil, time sheet, dll);
Daftar dan status persetujuan yang dikeluarkan oleh Konsultan Pengawas;
Daftar dan status instruksi yang dikeluarkan Konsultan Pengawas kepada Peyedia;
Daftar dan status persetujuan dokumen yang harus ditindaklanuti oleh Kasatker/PPK;
Kendala yang dihadapi Konsultan Pengawas, tindakan yang telah dan akan dilakukan serta dukungan yang dibutuhkan;
Penyerahan laporan bulanan sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.

d. Laporan Khusus (jika diperlukan)

Laporan khusus berisi tentang kejadian, kegiatan, keadaan khusus yang perlu dilaporkan atau atas permintaan Kasatker/PPK.

e. Laporan Akhir

1) Laporan akhir harus mencakup seluruh layanan dalam masa kontrak Konsultan Pengawas yang paling sedikit memuat halhal sebagai berikut:

Rencana kerja awal untuk selama periode pengawasan;
Renca kerja yang dimutakhirkan selama periode pengawasan;
Realisasi pelaksanaan pengawasan;
Jadwal dan realisasi pelaksanaan dan penggunaan tenaga ahli selama masa periode pengawasan; dan
Evaluasi pelaksanaan pengawasan secara menyeluruh dan saran kepada PPK.

2) Penyampaian laporan akhir diserahkan dengan melampirkan salinan seluruh keluaran yang dipersyaratkan dalam kontrak selama pelaksanaan periode pengawasan serta salinan
dokumentasi lainnya yang dipandang penting.

3) Penyerahan laporan akhir sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.

4. LAPORAN KASATKER/PPK KEPADA ATASAN LANGSUNG

1. Laporan Kasatker/PPK kepada atasan langsung paling sedikit dilakukan selama 2 (dua) kali selama masa kontrak pekerjaan konstruksi.
2. Laporan Kasatker/PPK kepada atasan langsung merupakan laporan pengendalian pekerjaan konstruksi.
3. Laporan ini paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:

Ringkasan status kemajuan pekerjaan, baik kemajuan fisik maupun pembayaran/keuangan, serta sisa target berikutnya yang harus dicapai;
Penilaian kinerja terhadap para pihak yang terlibat di dalam proyek, seperti Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi, Sub Penyedia Jasa Pekerjaan Konstruksi dan Direksi Teknis/Konsultan Pengawas;
Kendala-kendala yang dihadapi terkait pengendalian pekerjaan konstruksi serta penanggulangan yang sudah dan/atau yang akan dilakukan;
Potensi masalah yang mungkin terjadi serta rencana pencegahan atau penanggualanannya;
Status perubahan kontrak, bila ada;
Laporan keterlambatan dan/atau ketidaksesuaian dengan rencana yang ditetapkan beserta penyebab keterlambatan serta usulan rencana percepatan dan/atau alternatif solusi lainnya;dan
Hal-hal lain yang perlu untuk dilaporkan

Karena Indikator Keberhasilan suatu proyek pekerjaan konstruksi tidak hanya fisiknya saja yang terbangun baik tetapi juga tertib administrasinya.

sapujagad